Hyllytys on kaupan arjen selkäranka: kun tuotteet ovat oikeilla paikoillaan, asiakas löytää etsimänsä ja myynti rullaa. Silti hyllytys vie monessa myymälässä niin paljon tunteja, että asiakaspalvelu ja muu tärkeä työ jäävät sen jalkoihin. Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin hyllytyspalvelu kannattaa ottaa avuksi, mitä palveluntarjoajan kanssa sovitaan ja miten ulkoistaminen aloitetaan hallitusti.
Mitä hyllytyksen ulkoistaminen tarkoittaa?
Hyllytyksen ulkoistamisessa kauppa tilaa hyllytystyön ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Hyllyttäjä tulee myymälään sovittuina aikoina, purkaa kuormat, täyttää hyllyt ja siistii jälkensä myymälän ohjeiden mukaan. Oma henkilökunta voi samalla keskittyä asiakaspalveluun, kassaan, tilauksiin ja muihin tehtäviin, joissa sen osaaminen pääsee parhaiten käyttöön.
Ulkoistaminen ei tarkoita, että kauppa luopuu otteestaan. Myymälä päättää edelleen, mitä hyllytetään, missä järjestyksessä ja millä tarkkuudella. Palveluntarjoaja tuo työhön tekijät, rutiinin ja joustavuuden.
Merkit siitä, että ulkoistaminen kannattaa
Oma henkilökunta hyllyttää asiakaspalvelun sijaan
Jos myyjät viettävät suuren osan vuorostaan rullakoiden kimpussa ja asiakkaat joutuvat etsimään apua, työnjako ei ole kohdallaan. Hyvä palvelu on usein juuri se asia, josta asiakas muistaa kaupan. Kun hyllytys siirtyy hyllyttäjille, oma väki vapautuu palvelemaan.
Kuormat kasautuvat ja hyllyihin jää aukkoja
Kun kuormia ehditään purkaa vain osittain, takavarastoon kertyy rullakoita ja hyllyihin jää tyhjiä paikkoja. Tyhjä hyllypaikka on menetetty myyntimahdollisuus, ja pahimmillaan asiakas hakee tuotteen seuraavalla kerralla muualta. Myös takavaraston ahtaus hidastaa työtä ja lisää kolhujen ja tapaturmien riskiä.
Ruuhkahuiput ja kampanjat venyttävät resursseja
Viikonloput, palkkapäivät, juhlapyhät ja kampanjaviikot tuovat tavaraa ja asiakkaita tavallista enemmän. Lisätyövoiman rekrytointi lyhyisiin piikkeihin on hidasta ja työlästä, kun taas hyllytyspalvelu joustaa tarpeen mukaan. Vinkkejä sesonkiruuhkaan valmistautumiseen löytyy omasta artikkelistaan.
Sairauspoissaolot ja lomat vaativat jatkuvaa paikkailua
Kun yksi tai kaksi työntekijää on poissa, vuorolistat menevät uusiksi ja hyllytys jää usein ensimmäisenä tekemättä. Ulkopuolinen kumppani voi paikata vajetta ilman, että esihenkilön aika kuluu sijaisten etsimiseen ja vuorojen pyörittelyyn.
Tarvitsetteko hyllyttäjän kauppaan illalla tai yöllä?
Monessa kaupassa hyllyt on helpointa täyttää silloin, kun asiakkaita on vähän: aikaisin aamulla, myöhään illalla tai yöllä. Näihin vuoroihin voi olla vaikea saada omaa henkilökuntaa. Hyllytyspalvelu sopii hyvin juuri näihin aikoihin, jolloin työ etenee rauhassa eikä asiakkaiden tarvitse väistellä rullakoita käytävillä.
Mitä palveluntarjoajan kanssa kannattaa sopia?
Hyvä yhteistyö syntyy selkeistä sopimuksista. Käykää ainakin nämä asiat läpi ennen aloitusta:
- Työn laajuus: mitkä osastot, kuormat ja tehtävät kuuluvat hyllyttäjille. Kuuluuko mukaan esimerkiksi pahvien lajittelu tai hyllysiivous?
- Ajankohdat: päivät, kellonajat ja arvioitu työmäärä sekä se, miten muutoksista ilmoitetaan.
- Laatukriteerit: tuotteet etureunaan, kiertojärjestys, hintalappujen tarkistus ja siisti jälki.
- Yhteyshenkilöt: kuka myymälässä perehdyttää ja vastaa kysymyksiin ja kuka on yhteyshenkilö palveluntarjoajan puolella.
- Perehdytys: myymälän pohjapiirros, varastojen järjestys, turvallisuusohjeet ja omavalvonnan käytännöt.
- Palaute: miten kehitysideat ja poikkeamat käsitellään nopeasti ja ilman turhaa byrokratiaa.
Mitä tarkemmin odotukset kirjataan, sitä nopeammin hyllyttäjät oppivat tekemään työn juuri teidän myymälänne tavalla. Kirjalliset ohjeet auttavat myös silloin, kun vuorossa on uusi tekijä.
Pilotti on hyvä tapa aloittaa
Ulkoistamista ei tarvitse aloittaa koko myymälästä kerralla. Pilotilla näette käytännössä, miten yhteistyö toimii ja mitä se tuo arkeen.
- Valitkaa rajattu kohde. Esimerkiksi yksi osasto, yksi kuormapäivä viikossa tai iltahyllytys.
- Sopikaa tavoitteet. Mitä halutaan parantaa: hyllyjen täyttöastetta, kuormien purkuaikaa vai oman henkilökunnan aikaa asiakaspalveluun?
- Perehdyttäkää huolella. Ensimmäinen vuoro kannattaa käydä läpi yhdessä myymälän vastuuhenkilön kanssa.
- Seuratkaa ja antakaa palautetta. Lyhyt palaveri viikon tai kahden välein auttaa korjaamaan suuntaa ajoissa.
- Arvioikaa ja laajentakaa. Kun pilotti toimii, työtä voi laajentaa muille osastoille tai uusiin vuoroihin.
Jo muutaman viikon aikana näkee, vapautuuko oman henkilökunnan aikaa muuhun työhön ja pysyvätkö hyllyt paremmin täysinä.
Yleisimmät kysymykset ennen ulkoistamista
Oppiiko ulkopuolinen hyllyttäjä meidän myymälämme tavat?
Yleensä kyllä, kun perehdytykseen panostetaan alussa. Jokaisella myymälällä on oma järjestyksensä, omat hyllykarttansa ja omat käytäntönsä. Kun samat hyllyttäjät käyvät myymälässä säännöllisesti, työ nopeutuu ja jälki vakiintuu. Siksi palveluntarjoajalta kannattaa kysyä, miten tekijöiden jatkuvuudesta huolehditaan.
Miten laatua seurataan?
Laatua on helpointa seurata, kun kriteerit on sovittu etukäteen. Myymälän vastuuhenkilö voi tehdä vuoron jälkeen lyhyen kierroksen: ovatko hyllyt täynnä, tuotteet etureunassa ja käytävät siistit? Havainnot kannattaa välittää palveluntarjoajalle saman tien, jotta korjaukset tehdään heti eikä vasta viikkojen päästä.
Mitä jos tarve muuttuu?
Kaupan arki elää, ja hyllytystarve vaihtelee viikosta toiseen. Sopikaa jo alussa, miten vuoroja lisätään tai vähennetään ja kuinka nopeasti muutokset onnistuvat. Joustavuus on usein yksi ulkoistamisen suurimmista hyödyistä.
Tarkistuslista: onko myymälänne valmis ulkoistamaan?
- Oma henkilökunta käyttää ison osan vuorostaan hyllytykseen.
- Takavarastoon jää purkamattomia kuormia.
- Hyllyissä näkyy aukkoja etenkin ruuhka-aikoina.
- Sesongit ja kampanjat vaativat lisäkäsiä.
- Poissaolot sotkevat vuorosuunnittelua usein.
- Hyllytystä tarvittaisiin aamulla, illalla tai yöllä.
- Tiedätte, mitä osastoa tai vuoroa haluaisitte kokeilla ensin.
Jos tunnistatte listasta useamman kohdan, hyllytyspalvelun kokeilu kannattaa ottaa harkintaan.
Halpico hoitaa hyllytyksen sovitusti
Halpico Hyllyttäjät lähettää myymälään koulutetut hyllyttäjät sovittuina aikoina, olipa tarve säännöllinen tai vain ruuhkahuippuja varten. Tutustukaa hyllytyspalveluumme ja siihen, miten toimimme. Kun haluatte kokeilla pilottia, pyytäkää tarjous, niin suunnitellaan yhdessä teidän myymälällenne sopiva aloitus.
