Joulu, pääsiäinen, kesän grillikausi ja suuret kampanjat ovat kaupalle tärkeitä myyntiaikoja, mutta ne koettelevat myös myymälän arkea. Tavaraa tulee enemmän, asiakkaita on enemmän ja hyllyt tyhjenevät nopeammin kuin tavallisesti. Hyvä valmistautuminen ratkaisee, jääkö sesongista mieleen onnistunut myynti vai pelkkä kiire.
Tunnistakaa vuoden ruuhkahuiput
Ensimmäinen askel on tietää, milloin ruuhka tulee. Tyypillisiä sesonkeja ovat:
- Joulu: jouluruoat, lahjat, suklaat ja koristeet. Valikoima kasvaa, ja esillepanoja on paljon.
- Pääsiäinen: mämmi, suklaamunat, leivonnaiset ja pääsiäiskoristeet. Sesonki on lyhyt ja tiivis.
- Kesä: grillituotteet, juomat, jäätelö ja retkeilytarvikkeet. Juhannuksen ja kesäjuhlien alla ostoksia tehdään tavallista enemmän.
- Kampanjat ja tapahtumat: ketjujen kampanjaviikot, koulujen alku, ystävänpäivä, halloween ja palkkapäivät.
Muussa vähittäiskaupassa ruuhkat voivat ajoittua toisin. Rautakaupassa kevään piha- ja puutarhakausi on usein vilkasta aikaa, ja apteekissa flunssakausi näkyy hyllyillä. Jokainen myymälä tuntee omat huippunsa parhaiten. Sesonkien väliin jää myös hiljaisempia jaksoja, jotka kannattaa käyttää valmisteluun: varaston järjestelyyn, hyllyjen siivoukseen ja esillepanojen suunnitteluun.
Suunnitelkaa ajoissa
Vuosikello
Sesongin valmistelu alkaa viikkoja etukäteen. Merkitkää vuosikelloon sesonkien ja kampanjoiden ajankohdat, toimitusaikataulut sekä esillepanojen rakennus- ja purkupäivät. Kun kaikki näkevät saman aikataulun, yllätyksiä tulee vähemmän.
Tila ja varasto
Ylimääräinen tavara tarvitsee paikan. Miettikää etukäteen, missä lisäkuormat säilytetään, mistä löytyy tilaa lavoille ja miten takavarasto pidetään kulkukelpoisena myös kiireen keskellä. Sopikaa myös toimittajien kanssa, mihin aikaan kuormat saapuvat, jotta purkuun on varattu riittävästi käsiä.
Edellisen sesongin opit
Mikä loppui kesken, mitä jäi yli ja missä kohtaa henkilöstö ei riittänyt? Lyhyt muistiinpano sesongin jälkeen on arvokas apu seuraavaa kertaa suunniteltaessa.
Sesonkityövoima kauppaan ajoissa
Lisäkädet kannattaa järjestää hyvissä ajoin. Omien työntekijöiden lisävuorot auttavat vain tiettyyn rajaan asti, ja väsynyt henkilökunta jaksaa palvella huonommin. Ulkopuolinen sesonkiapu on joustava ratkaisu: lisähyllyttäjät tulevat juuri niiksi päiviksi ja tunneiksi, kun tarvetta on. Jos hyllytyksen ulkoistaminen on teille uutta, lukekaa myös, milloin hyllytyspalvelu kannattaa.
Sopikaa etukäteen ainakin:
- mihin tehtäviin lisäkäsiä tarvitaan, esimerkiksi kuormien purkuun, täyttöön, esillepanoihin tai siivoukseen
- mihin vuoroihin ja kuinka monta henkilöä tarvitaan
- kuka perehdyttää ja mistä ohjeet löytyvät
- miten tarvetta voi lisätä tai vähentää lyhyellä varoitusajalla
Perehdytys nopeasti kuntoon
Sesonkiapu on hyödyllisintä, kun lisäkädet pääsevät töihin heti. Lyhyt ja selkeä perehdytys säästää aikaa ensimmäisestä vuorosta alkaen:
- myymälän pohjapiirros ja osastojen järjestys
- missä kuormat puretaan ja minne pahvit ja muovit viedään
- kenelle kysymykset ja poikkeamat ilmoitetaan
- turvallisuusohjeet ja poistumistiet
- sesongin erityistuotteet ja esillepanojen paikat
Yhden sivun muistilista takahuoneen seinällä auttaa sekä uusia että vanhoja tekijöitä.
Esillepanojen rakennus ja purku
Kampanjat kaupassa näkyvät ennen kaikkea päädyissä, lavapaikoilla ja erillisillä esillepanoilla. Ne kannattaa rakentaa valmiiksi ennen kampanjan alkua, mieluiten hiljaisena aikana. Vinkkejä onnistuneeseen toteutukseen löytyy artikkelista myyvän hyllyn perusteet.
- Rakentakaa esillepano hyllykartan tai ketjun ohjeen mukaan.
- Tarkistakaa hinnat ja kampanjamateriaalit ennen avaamista.
- Varatkaa täydennystavaraa lähelle, jotta esillepano pysyy runsaana.
- Sopikaa purkupäivästä samalla, kun rakentamisesta sovitaan.
Purku jää helposti tekemättä, kun sesonki on ohi ja kaikki ovat väsyneitä. Silloin vanhat kampanjahinnat ja sesonkituotteet jäävät näkyviin ja hämmentävät asiakkaita. Purku ja jäljelle jääneiden tuotteiden käsittely kannattaa aikatauluttaa yhtä tarkasti kuin rakentaminen.
Täyttörytmi ruuhkatunteina
Ruuhkapäivinä hyllyt tyhjenevät nopeasti, eikä yksi aamulla tehty täyttö riitä. Toimiva rytmi voi näyttää esimerkiksi tältä:
- Täyttö ennen avaamista. Hyllyt ja esillepanot täytetään, jotta päivä alkaa hyvästä tilanteesta.
- Kierrokset ruuhkan aikana. Sovittu henkilö kiertää myydyimmät tuotteet tasaisin väliajoin ja täydentää ne.
- Pienet erät kerrallaan. Isot rullakot käytävillä haittaavat asiakkaita, joten ruuhkassa tavaraa tuodaan pienempinä erinä.
- Täydennys ruuhkan jälkeen. Kun asiakasvirta hiljenee, hyllyt palautetaan kuntoon ja tuotteet vedetään etureunaan.
- Illan tai yön täyttö. Seuraavan päivän tavara puretaan ja hyllyt laitetaan valmiiksi.
Selkeä vastuunjako on tässä tärkeää: kun jokainen tietää, kuka täydentää mitäkin ja milloin, mikään osasto ei jää unohduksiin. Kannattaa myös miettiä etukäteen, mitkä tuotteet loppuvat ensimmäisinä. Sesongin kärkituotteille voi varata lisätilaa tai oman lavapaikan, jolloin täyttöä tarvitaan harvemmin.
Sesongin jälkeen
Kun ruuhka hellittää, työ ei ole vielä valmis. Sesonkiesillepanot puretaan, jäljelle jääneet sesonkituotteet käsitellään myymälän ohjeen mukaan ja hyllyt palautetaan tavalliseen järjestykseen. Samalla on hyvä hetki perusteellisemmalle hyllysiivoukselle, sillä kiireisinä viikkoina siisteydestä joudutaan usein tinkimään.
Pitäkää lyhyt palaveri: mikä onnistui, missä oli pullonkauloja ja mitä tehdään ensi kerralla toisin. Muistiinpanot kannattaa liittää suoraan vuosikelloon, jolloin ne ovat valmiina, kun seuraava sesonki lähestyy. Muistakaa myös kiittää henkilökuntaa, sillä sesonki on raskas kaikille.
Tarkistuslista sesonkiin
- Sesonkien ja kampanjoiden päivämäärät ovat vuosikellossa.
- Toimitusaikataulut ja lisäkuormat on varmistettu.
- Lisätavaralle on suunniteltu varastotila.
- Lisätyövoima on sovittu ja perehdytys suunniteltu.
- Esillepanojen rakennus- ja purkupäivät on päätetty.
- Ruuhkapäivien täyttövastuut on jaettu.
- Sesongin jälkeen kirjataan opit seuraavaa kertaa varten.
Halpico auttaa sesongin läpi
Halpicon sesonkiapu tuo myymälään lisähyllyttäjät juuri niiksi viikoiksi, kun tavaraa ja asiakkaita on eniten. Hoidamme tarvittaessa myös esillepanojen rakentamisen ja purun. Pyytäkää tarjous hyvissä ajoin ennen seuraavaa sesonkia, niin suunnitellaan tarve yhdessä.
