Jokainen poistoon päätyvä tuote on kaupalle suoraa rahanmenoa, ja elintarvikkeissa se tarkoittaa myös turhaa ruokahävikkiä. Yksi arkisimmista mutta tärkeimmistä keinoista hävikin vähentämiseen on yksinkertainen: tuotteet hyllytetään oikeassa järjestyksessä. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä FIFO-periaate tarkoittaa ja miten kiertojärjestys toimii käytännössä.
Mitä FIFO tarkoittaa?
FIFO tulee englannin sanoista first in, first out, eli ensin sisään, ensin ulos. Hyllytyksessä se tarkoittaa, että aiemmin saapunut tavara myydään ennen uutta.
Elintarvikkeissa ratkaisevaa on kuitenkin päiväys. Tuote, jonka viimeinen käyttöpäivä tai parasta ennen -päiväys on lähimpänä, myydään ensin. Tästä käytetään joskus nimeä FEFO (first expired, first out). Arjessa molemmista puhutaan yleensä yksinkertaisesti kiertojärjestyksenä. Periaate on helppo ymmärtää, mutta sen noudattaminen vaatii järjestelmällisyyttä, varsinkin kiireessä ja silloin, kun hyllyä täyttää useampi ihminen.
Miksi kiertojärjestys vähentää hävikkiä?
Asiakas ottaa tuotteen yleensä hyllyn etureunasta. Jos uusi tavara nostetaan eteen ja vanha jää taakse, vanha tuote vanhenee hyllyyn. Se huomataan usein vasta, kun päiväys on jo mennyt, ja tuote päätyy poistoon.
Hävikki ei ole pelkästään taloudellinen kysymys. Moni asiakas arvostaa sitä, että kauppa välttää ruoan turhaa poisheittämistä, ja huolellinen kierto on siinä arkinen mutta tehokas keino.
Oikea kiertojärjestys:
- vähentää vanhentuneita tuotteita ja poistoja
- vähentää riskiä, että asiakas löytää hyllystä vanhentuneen tuotteen, ja pitää luottamuksen yllä
- helpottaa alennusten ajoittamista, kun lähellä päiväystä olevat tuotteet ovat näkyvillä
- tekee hyllystä ennustettavan myös muille, jotka sitä täyttävät
Näin kiertojärjestys toimii käytännössä
- Päiväysten tarkistus. Saapuneen tavaran päiväyksiä verrataan hyllyssä jo oleviin. Joskus uusi erä on lyhyemmällä päiväyksellä kuin vanha, ja silloin se kuuluu eteen.
- Vanhat tuotteet eteen. Hyllyssä olevat tuotteet vedetään etureunaan ennen kuin uusia lisätään.
- Uusi tavara taakse. Uudet tuotteet asetetaan vanhojen taakse. Matalissa hyllyissä ja kylmäkalusteissa tämä tarkoittaa usein, että hyllyn sisältö nostetaan hetkeksi pois ja palautetaan uuden tavaran eteen.
- Vanhentuneet ja vaurioituneet pois. Vanhentuneet, rikkinäiset tai muuten epäilyttävät tuotteet erotellaan heti myymälän ohjeen mukaan.
- Lähellä päiväystä olevat esiin. Tuotteista, joiden päiväys lähestyy, ilmoitetaan sovitulla tavalla, jotta myymälä voi päättää esimerkiksi alennuksesta.
- Hintojen ja ilmeen tarkistus. Lopuksi varmistetaan, että hinta on oikein ja tuotteet ovat siististi etureunassa.
Etureunaan vetäminen on samalla myyvän hyllyn perusta. Siitä kerromme lisää artikkelissa esillepanon perusteet.
Eri tuoteryhmät, eri tarkkuus
Kiertojärjestys koskee kaikkia päiväysmerkittyjä tuotteita, mutta tarkkuutta tarvitaan eniten siellä, missä myyntiaika on lyhyt.
- Maito- ja lihatuotteet sekä valmisruoat: päiväykset ovat lyhyitä, joten tarkistus tehdään jokaisen täytön yhteydessä.
- Leipä ja leivonnaiset: tuotteet vaihtuvat nopeasti, ja kiertoa seurataan päivittäin.
- Hedelmät ja vihannekset: päiväyksen sijaan seurataan tuotteiden kuntoa, ja vanhempi erä pidetään edessä, kunhan se on myyntikelpoinen.
- Kuivatuotteet ja säilykkeet: päiväykset ovat pitkiä, mutta väärä järjestys huomataan usein vasta, kun ongelma on jo syntynyt.
- Muu vähittäiskauppa: myös esimerkiksi kosmetiikassa, vitamiineissa ja kemikaaleissa on päiväyksiä, joten kierron periaate pätee apteekeissa ja erikoisliikkeissäkin.
Kylmäketju: nopeus ratkaisee
Kylmäketjulla tarkoitetaan sitä, että tuotteet pysyvät oikeassa lämpötilassa koko matkan valmistajalta asiakkaalle. Kylmä- ja pakastetuotteissa oikea järjestys ei yksin riitä, vaan myös ajalla on merkitystä. Yleisiä periaatteita ovat:
- Kylmätuotteet hyllytetään ensimmäisinä, kun kuorma saapuu, ja ne viedään kylmään mahdollisimman nopeasti.
- Kylmärullakoita ei jätetä seisomaan käytävälle tai lämpimään varastoon.
- Kylmäkalusteet täytetään vain kuormausrajaan asti, jotta kylmä ilma pääsee kiertämään.
- Jos tuote on ollut liian kauan lämpimässä tai kalusteessa vaikuttaa olevan vikaa, asiasta ilmoitetaan heti myymälän vastuuhenkilölle.
Tarkemmat käytännöt määritellään myymälän omavalvontasuunnitelmassa, ja niitä noudatetaan aina.
Viestintä myymälän henkilökunnan kanssa
Kiertojärjestys toimii vain, jos kaikki hyllyttävät samalla tavalla. Kun myymälässä työskentelee sekä omaa henkilökuntaa että ulkopuolisia hyllyttäjiä, yhteiset pelisäännöt ovat erityisen tärkeitä.
- Sovitaan, miten lähellä päiväystä olevista tuotteista ilmoitetaan ja kuka päättää alennuksista.
- Sovitaan, minne poistettavat tuotteet viedään ja miten ne kirjataan.
- Poikkeamista, kuten vaurioituneista kuormista tai väärin toimitetuista tuotteista, kerrotaan heti eikä vasta vuoron lopussa.
- Yhteinen ohje pidetään näkyvillä, esimerkiksi takahuoneen ilmoitustaululla.
Selkeä viestintä säästää kaikkien aikaa ja estää sen, että sama asia tehdään kahteen kertaan tai jää kokonaan tekemättä.
Yleisimmät virheet
Kiertojärjestys pettää harvoin tietämättömyyden vuoksi, useammin kiireen takia. Tyypillisiä lipsahduksia ovat:
- uusi tavara nostetaan suoraan eteen, koska se on nopeinta
- päiväyksiä ei tarkisteta, kun kuorma näyttää samalta kuin edellinen
- hyllyn takaosaan jää yksittäisiä vanhoja tuotteita, joita kukaan ei huomaa
- kylmärullakko jää odottamaan, kun kuivatuotteet puretaan ensin
- lähellä päiväystä olevista tuotteista ei ilmoiteta kenellekään
Kiire on ymmärrettävää, mutta jokainen oikotie näkyy myöhemmin poistoina. Siksi kiertojärjestyksestä kannattaa tehdä niin selkeä rutiini, että se hoituu kiireessäkin.
Tarkistuslista FIFO-hyllytykseen
- Päiväykset tarkistetaan ennen hyllytystä.
- Lyhin päiväys on aina edessä.
- Uusi tavara menee vanhan taakse.
- Vanhentuneet ja vaurioituneet tuotteet poistetaan heti.
- Kylmätuotteet viedään kylmään ensimmäisinä.
- Kalusteita ei täytetä yli kuormausrajan.
- Lähellä päiväystä olevista tuotteista ilmoitetaan sovitulla tavalla.
Halpico hyllyttää oikeassa järjestyksessä
Kiertojärjestys ja myymälän omat ohjeet ovat osa jokaista Halpicon hyllytysvuoroa. Lukekaa lisää hyllytyspalvelustamme ja siitä, miten toimimme. Haluatteko, että hyllyt täyttyvät oikeassa järjestyksessä ilman, että oma henkilökunta joutuu venymään? Pyytäkää tarjous, niin katsotaan yhdessä teidän tarpeenne.
